Handwerkerrechnung prüfen: die häufigsten Fehler
Pflichtangaben, Aufmaß, Stundenzettel, Fälligkeit: So prüfen Sie eine Handwerkerrechnung in drei Durchgängen und finden die teuren Positionen.
Das Wichtigste in Kürze
- Rechnungen über 250 Euro brauchen alle zehn Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG; bis 250 Euro genügen vier Angaben nach § 33 UStDV.
- Die Vergütung wird mit der Abnahme fällig (§ 641 Abs. 1 BGB), beim Bauvertrag zusätzlich erst mit einer prüffähigen Schlussrechnung (§ 650g Abs. 4 BGB).
- Wer den Arbeitsanteil getrennt ausgewiesen bekommt, kann privat 20 Prozent davon von der Steuer abziehen, höchstens 1.200 Euro im Jahr (§ 35a Abs. 3 EStG).
- Bei einem Mangel dürfen Sie in der Regel das Doppelte der Mängelbeseitigungskosten einbehalten (§ 641 Abs. 3 BGB).
Prüfen Sie jede Handwerkerrechnung in drei Durchgängen: erst die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, dann den Abgleich mit Angebot, Aufmaß und Stundenzetteln, zuletzt Fälligkeit und Zahlungsbedingungen. Ab einem Gesamtbetrag über 250 Euro müssen zehn Angaben auf dem Papier stehen, darunter Steuernummer, fortlaufende Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt. Das meiste Geld geht aber nicht an der Form verloren, sondern bei Mengen, Stunden und Nebenleistungen, die ein zweites Mal auftauchen.
Die Pflichtangaben: was auf dem Papier stehen muss
Der erste Durchgang dauert zwei Minuten. § 14 Abs. 4 UStG verlangt zehn Angaben: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Betriebs, Ausstellungsdatum, eine einmalig vergebene fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, den Zeitpunkt der Leistung, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt, den Steuersatz mit Steuerbetrag oder den Hinweis auf eine Steuerbefreiung, bei Bauleistungen an Privatleute den Hinweis auf deren Aufbewahrungspflicht sowie die Angabe Gutschrift, wenn der Auftraggeber selbst abrechnet.
Bleibt der Gesamtbetrag bei höchstens 250 Euro, reicht eine Kleinbetragsrechnung mit vier Angaben: Name und Anschrift des Betriebs, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz (§ 33 UStDV).
Zwei Sonderfälle irritieren regelmäßig. Ein Betrieb, der die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus und setzt stattdessen einen Hinweis auf die Steuerbefreiung; die Grenzen dazu stehen im Beitrag zur Kleinunternehmerregelung. Und wenn ein Bauunternehmen an ein anderes Bauunternehmen leistet, steht nach § 13b UStG ebenfalls keine Umsatzsteuer auf der Rechnung, sondern der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Seit 2025 kommen Rechnungen zwischen inländischen Betrieben zudem als strukturierte Datei, die E-Rechnung hat eigene Fristen.
Abgleich mit Angebot, Aufmaß und Stundenzetteln
Der zweite Durchgang ist der teure. Legen Sie Angebot und Rechnung nebeneinander und gehen Sie Position für Position durch: Stimmen die Bezeichnungen, stimmen die Einheitspreise, stimmen die Mengen? Abweichungen sind erlaubt, wenn mehr gearbeitet wurde, aber sie müssen nachvollziehbar sein. Bei einem VOB-Vertrag schuldet der Betrieb eine prüfbare Abrechnung mit der Reihenfolge der Positionen aus dem Vertrag, den zugehörigen Mengenberechnungen und Zeichnungen; Nachträge sind gesondert kenntlich zu machen (§ 14 Abs. 1 VOB/B).
Stundenlohnarbeiten haben eine eigene Falle. Nach § 15 Abs. 3 VOB/B reicht der Betrieb Stundenlohnzettel werktäglich oder wöchentlich ein, und der Auftraggeber muss sie spätestens innerhalb von 6 Werktagen nach Zugang zurückgeben. Wer das versäumt, dessen Stundenzettel gelten als anerkannt. Stundenlohnrechnungen selbst sind längstens in Abständen von 4 Wochen einzureichen (§ 15 Abs. 4 VOB/B). Wurde über den Preis gar nichts vereinbart, gilt die übliche Vergütung als vereinbart (§ 632 Abs. 2 BGB). Was ein Kostenvoranschlag daran ändert, steht im Beitrag zu Kostenvoranschlag und Angebot.
| Vorgang | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Rechnung an Privatperson bei Arbeiten am Grundstück | 6 Monate nach Ausführung | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG |
| Stundenlohnzettel bescheinigt zurückgeben | 6 Werktage nach Zugang | § 15 Abs. 3 VOB/B |
| Abschlagszahlung wird fällig | 21 Tage nach Zugang der Aufstellung | § 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B |
| Einwendung gegen die Prüffähigkeit der Schlussrechnung | 30 Tage nach Zugang | § 650g Abs. 4 BGB |
| Schlusszahlung wird fällig | 30 Tage, vereinbart höchstens 60 Tage | § 16 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B |
| Vorbehalt gegen die Schlusszahlung erklären | 28 Tage, Begründung weitere 28 Tage | § 16 Abs. 3 Nr. 5 VOB/B |
| Rechnung aufbewahren, privat und unternehmerisch | 2 Jahre privat, 8 Jahre im Betrieb | § 14b Abs. 1 UStG |
| Werklohnforderung verjährt | 3 Jahre ab Schluss des Jahres | § 195, § 199 Abs. 1 BGB |
Umsatzsteuergesetz, BGB und VOB/B, Ausgabe 2016, Stand 2026
Fehler, die am häufigsten Geld kosten
Fünf Positionen lohnen immer einen zweiten Blick. Erstens doppelt berechnete Nebenleistungen: Bei einem VOB-Vertrag ist die VOB/C Bestandteil des Vertrags (§ 1 Abs. 1 VOB/B), und dort steht je Gewerk, welche Nebenleistungen mit dem Einheitspreis abgegolten sind und welche besonderen Leistungen extra vergütet werden. Zweitens Anfahrt und Wegezeit: Beides ist zulässig, wenn es vereinbart oder ortsüblich ist, taucht aber gern zusätzlich in einer Pauschale auf, die es schon abdeckt.
Drittens Material mit Aufschlag, das im Angebot noch im Einheitspreis steckte. Viertens aufgerundete Arbeitszeit: Zwei Monteure zu 6,5 Stunden ergeben 13 Stunden, nicht 14. Fünftens der schlichte Rechenfehler in der Summenzeile, der bei einer vierstelligen Rechnung schnell dreistellig wird.
Rechnen Sie deshalb jede Zeile einmal nach: Menge mal Einheitspreis, dann die Zwischensumme, dann 19 Prozent Umsatzsteuer auf das Nettoentgelt. Bei Abschlagszahlungen prüfen Sie zusätzlich, ob alle bereits gezahlten Beträge in der Schlussrechnung abgezogen sind. Genau dort entstehen die größten Differenzen, weil Abschläge aus zwei Quartalen selten vollständig übertragen werden.
Fälligkeit, Prüffrist und Skonto
Der Werklohn wird bei der Abnahme fällig (§ 641 Abs. 1 BGB), nicht mit dem Rechnungsdatum. Beim Bauvertrag kommt eine zweite Voraussetzung hinzu: eine prüffähige Schlussrechnung mit einer übersichtlichen Aufstellung der erbrachten Leistungen. Wer die Prüffähigkeit bestreiten will, muss das innerhalb von 30 Tagen nach Zugang begründet tun, sonst gilt die Rechnung als prüffähig (§ 650g Abs. 4 BGB).
Im VOB-Vertrag gelten festere Takte. Abschlagszahlungen werden binnen 21 Tagen nach Zugang der Aufstellung fällig (§ 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B). Die Schlusszahlung wird spätestens 30 Tage nach Zugang der Schlussrechnung fällig; auf höchstens 60 Tage verlängert sich das nur, wenn das ausdrücklich vereinbart und sachlich gerechtfertigt ist (§ 16 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B). Unbestrittene Guthaben sind sofort als Abschlagszahlung zu zahlen.
Skonto zieht nur, wer es vereinbart hat: Nicht vereinbarte Skontoabzüge sind unzulässig (§ 16 Abs. 5 Nr. 2 VOB/B). Und wer eine Schlusszahlung vorbehaltlos annimmt, verliert Nachforderungen, wenn er schriftlich auf diese Wirkung hingewiesen wurde; der Vorbehalt ist binnen 28 Tagen zu erklären und binnen weiterer 28 Tage zu belegen (§ 16 Abs. 3 Nr. 2 und Nr. 5 VOB/B). Was nach der Fälligkeit passiert, steht im Beitrag zu Zahlungsverzug und Verzugszinsen.
Arbeitsanteil getrennt ausweisen lassen
Für Privatleute hängt bares Geld an einer einzigen Zeile. § 35a Abs. 3 EStG ermäßigt die Einkommensteuer um 20 Prozent der Aufwendungen für Handwerkerleistungen, höchstens um 1.200 Euro im Jahr. Für haushaltsnahe Dienstleistungen sind es 20 Prozent und höchstens 4.000 Euro, für eine geringfügige Beschäftigung im Haushalt 20 Prozent und höchstens 510 Euro. Begünstigt sind ausschließlich die Arbeitskosten, Material zählt nicht. Steht auf der Rechnung nur eine Gesamtsumme, geht der Abzug verloren.
Zwei weitere Voraussetzungen nennt § 35a Abs. 5 EStG: Es muss eine Rechnung vorliegen, und der Betrag muss auf das Konto des Betriebs gezahlt worden sein. Barzahlung an der Haustür erfüllt das nicht.
Der Betrieb hat spiegelbildlich Pflichten. Bei einer Leistung rund um ein Grundstück an eine Privatperson muss er innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung eine Rechnung stellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG); wer das vorsätzlich oder leichtfertig unterlässt, riskiert ein Bußgeld bis 5.000 Euro (§ 26a UStG). Die Privatperson wiederum muss die Rechnung zwei Jahre aufbewahren, sonst drohen bis zu 1.000 Euro. Unternehmer bewahren Rechnungen acht Jahre auf (§ 14b Abs. 1 UStG).
Wenn die Rechnung nicht stimmt
Beanstanden Sie schriftlich und mit Positionsnummern, nicht pauschal. Ein Satz wie: Position 3.4 weist 42 Quadratmeter aus, das Aufmaß vom 12. März nennt 36 Quadratmeter, bitte korrigieren Sie die Rechnung bis zum 30. des Monats. Den unstrittigen Teil überweisen Sie in der Zwischenzeit, sonst geraten Sie wegen der ganzen Summe in Verzug.
Geht es um einen Mangel statt um eine Rechenfrage, greift § 641 Abs. 3 BGB: Sie dürfen einen angemessenen Teil der Vergütung zurückhalten, in der Regel das Doppelte der für die Mängelbeseitigung erforderlichen Kosten. Kostet die Nachbesserung geschätzt 900 Euro, sind das 1.800 Euro. Welche Fristen dabei laufen, steht im Beitrag zur Gewährleistung beim Handwerker.
Zeit haben beide Seiten begrenzt. Die Werklohnforderung verjährt in drei Jahren (§ 195 BGB), gerechnet ab dem Schluss des Jahres, in dem sie entstanden ist und der Betrieb davon Kenntnis hatte (§ 199 Abs. 1 BGB). Eine 2026 fällig gewordene Rechnung verjährt also zum 31. Dezember 2029. Heben Sie Angebot, Aufmaß, Stundenzettel und Schriftwechsel bis dahin zusammen mit der Rechnung auf.
Häufige Fragen
Muss der Handwerker den Lohnanteil auf der Rechnung ausweisen?
Eine umsatzsteuerliche Pflicht dazu gibt es nicht. Für die Steuerermäßigung nach § 35a Abs. 3 EStG zählen aber allein die Arbeitskosten, höchstens 1.200 Euro Abzug im Jahr. Bitten Sie deshalb schon bei der Beauftragung darum, Lohn, Fahrtkosten und Material getrennt auszuweisen.
Was gilt bei Rechnungen bis 250 Euro?
Bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro genügt eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV mit vier Angaben: Name und Anschrift des Betriebs, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz. Eine Rechnungsnummer ist dort nicht nötig.
Darf ein Betrieb Anfahrt und Wegezeit zusätzlich berechnen?
Ja, wenn das vereinbart wurde oder ortsüblich ist; ohne Preisabrede gilt die übliche Vergütung als vereinbart (§ 632 Abs. 2 BGB). Prüfen Sie, ob die Anfahrt nicht bereits in einer Pauschale steckt, und ob Wegezeit und Kilometerpauschale für dieselbe Fahrt nebeneinander abgerechnet werden.
Kann ich die Zahlung wegen eines Mangels zurückhalten?
Ja. Nach § 641 Abs. 3 BGB dürfen Sie einen angemessenen Teil einbehalten, in der Regel das Doppelte der Mängelbeseitigungskosten. Den Rest sollten Sie zahlen, sonst geraten Sie mit der gesamten Summe in Verzug. Beschreiben Sie den Mangel schriftlich und setzen Sie eine Frist zur Nachbesserung.
Wie lange muss ich eine Handwerkerrechnung aufbewahren?
Privatpersonen bewahren Rechnungen über Arbeiten am Grundstück zwei Jahre auf, gerechnet ab dem Schluss des Ausstellungsjahres; ein Verstoß kann bis zu 1.000 Euro kosten. Betriebe bewahren Rechnungen acht Jahre auf (§ 14b Abs. 1 UStG). Für die Gewährleistung lohnt eine Ablage über fünf Jahre.
Wann wird die Schlussrechnung überhaupt fällig?
Mit der Abnahme (§ 641 Abs. 1 BGB), beim Bauvertrag zusätzlich erst mit einer prüffähigen Schlussrechnung (§ 650g Abs. 4 BGB). Im VOB-Vertrag ist die Schlusszahlung spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung fällig, nur ausdrücklich vereinbart bis zu 60 Tage (§ 16 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B).