E-Rechnung: Welche Fristen bis 2028 für Ihren Betrieb gelten

Empfangen müssen Sie E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025, ein gewöhnliches E-Mail-Postfach genügt dafür. Beim Ausstellen läuft eine Staffel: Für Umsätze bis zum 31. Dezember 2026 darf jeder Betrieb weiter Papier oder PDF verschicken, für Umsätze des Jahres 2027 nur noch, wer im Vorjahr höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte. Ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen ausnahmslos Pflicht (§ 27 Absatz 38 UStG).

Was das Gesetz als E-Rechnung anerkennt

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Absatz 1 Satz 3 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein als PDF versendetes Dokument erfüllt das nicht; es gilt als sonstige Rechnung, ebenso wie Papier oder ein eingescannter Beleg.

Das Format muss nach § 14 Absatz 1 Satz 6 Nummer 1 UStG der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung nach der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen. In Deutschland erfüllen der Standard XRechnung sowie das hybride Format ZUGFeRD ab Version 2.0.1 diese Anforderung, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Hybrid heißt: eine Datei, in der ein strukturierter Datenteil und ein lesbares Dokument zusammengefasst sind.

Daneben dürfen Aussteller und Empfänger nach § 14 Absatz 1 Satz 6 Nummer 2 UStG ein abweichendes Format vereinbaren, etwa im elektronischen Datenaustausch. Voraussetzung ist, dass sich die erforderlichen Angaben daraus richtig und vollständig in ein Format der Norm übertragen lassen.

Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach § 14 und § 14a UStG müssen im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis auf eine Anlage oder ein Link auf ein externes Ziel genügt nicht. Ergänzungen wie eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen dürfen dagegen als Anhang in der Datei mitlaufen.

Die Empfangspflicht läuft seit Januar 2025

Die Pflicht zum Empfang gilt seit dem 1. Januar 2025 und kennt keine Übergangsfrist. Sie trifft jeden im Inland ansässigen Unternehmer, ausdrücklich auch den, der unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG fällt. Welche Grenzen dort gelten, steht im Beitrag zur Kleinunternehmerregelung.

Technisch verlangt die Finanzverwaltung wenig: Ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig, das vorhandene geschäftliche E-Mail-Konto reicht. Daneben sind ein Download über ein Kundenportal, eine Schnittstelle oder ein gemeinsamer Speicherort zulässig. Auf welchen Weg Sie sich einigen, ist eine zivilrechtliche Frage zwischen den Vertragsparteien.

Für die Ausstellung an einen anderen inländischen Unternehmer braucht es keine Zustimmung des Empfängers. Wer technisch nicht empfangen kann oder die Annahme verweigert, hat keinen Anspruch auf eine Papierrechnung. Der Aussteller hat seine Pflichten erfüllt, wenn er die E-Rechnung verschickt und sich nachweislich um die Übermittlung bemüht hat, etwa mit einem Sendeprotokoll.

Die Staffel beim Ausstellen bis 2028

§ 27 Absatz 38 UStG staffelt den Einstieg in drei Stufen. Für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführt werden, darf jeder Rechnungsaussteller bis zum 31. Dezember 2026 auf Papier abrechnen oder mit Zustimmung des Empfängers ein anderes elektronisches Format verwenden.

Für Umsätze des Jahres 2027 gilt diese Freiheit nur noch, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Absatz 2 UStG, also das Jahr 2026 für Umsätze des Jahres 2027. Wer 2026 auf 950.000 Euro kommt, muss ab dem 1. Januar 2027 strukturiert abrechnen.

Als dritte Stufe bleibt der elektronische Datenaustausch nach der Empfehlung 94/820/EG der Kommission bis zum 31. Dezember 2027 zulässig, mit Zustimmung des Empfängers und unabhängig von der Umsatzhöhe. Ab dem 1. Januar 2028 enden diese Übergangsregelungen. Ein vereinbartes Format trägt dann nur noch, wenn sich die Pflichtangaben daraus vollständig in die Norm übertragen lassen.

Wer und was ausgenommen bleibt

Die Pflicht betrifft nur Umsätze zwischen Unternehmern, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind. Rechnungen an Privatpersonen bleiben außen vor, ebenso Rechnungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind. Für Umsätze an Kunden im Ausland gilt die Pflicht ebenfalls nicht.

Dauerhaft ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag nach § 33 UStDV und Fahrausweise nach § 34 UStDV. Achtung bei der Grenze: Übersteigt der Gesamtbetrag der Rechnung 250 Euro, ist eine E-Rechnung fällig, auch wenn einzelne darin abgerechnete Leistungen darunter liegen.

Kleinunternehmer dürfen ihre Ausgangsrechnungen dauerhaft als sonstige Rechnung übermitteln, das regelt § 34a Satz 4 UStDV. Für Umsätze, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, besteht keine Rechnungspflicht und damit auch keine E-Rechnungspflicht. Umgekehrt gilt die Pflicht sehr wohl bei Umsätzen mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG.

Was ein Formfehler kostet

Besteht für einen Umsatz die Pflicht zur E-Rechnung, erfüllt nur eine solche die Anforderungen der §§ 14 und 14a UStG. Wird stattdessen ein PDF oder Papier verschickt, liegt keine ordnungsmäßige Rechnung vor, und der Empfänger ist dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Bei einer Rechnung über 20.000 Euro netto stehen damit 3.800 Euro Vorsteuer im Feuer, bis eine korrigierte E-Rechnung vorliegt.

Inhaltsfehler zeigt eine Validierung nur teilweise. Fehler bei Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG machen die Rechnung angreifbar, während Verstöße gegen andere Geschäftsregeln, etwa ein fehlendes Feld für die Referenz des Käufers, umsatzsteuerlich unbeachtlich sind. Ein falscher Steuersatz bleibt dabei unbemerkt, solange der ausgewiesene Steuerbetrag rechnerisch dazu passt.

Der Aussteller wird nicht beanstandet, wenn er ohne Verschulden nicht erkennen konnte, dass sein Kunde die Leistung für sein Unternehmen bezieht. Das entbindet nicht von der Sorgfalt: Wer regelmäßig an Gewerbetreibende liefert, klärt den Status vorab und hinterlegt ihn in den Stammdaten.

Aufbewahrung und die nächsten Schritte

Rechnungen sind nach § 14b Absatz 1 UStG acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder ein aus der Datei erzeugtes PDF ersetzt das Original nicht. Wer validiert, sollte den Validierungsbericht mit ablegen.

Praktisch heißt das für 2026 dreierlei. Erstens: Prüfen Sie, ob eingehende strukturierte Rechnungen in Ihrem Postfach ankommen und lesbar dargestellt werden. Zweitens: Klären Sie anhand des Gesamtumsatzes 2026, ob Sie ab dem 1. Januar 2027 oder erst ab dem 1. Januar 2028 selbst ausstellen müssen. Drittens: Bereinigen Sie die Stammdaten Ihrer Kunden, denn eine E-Rechnung verlangt vollständige Adressen und die richtige Zuordnung als Unternehmer.

Planen Sie den Umstieg nicht auf den letzten Monat. Zwischen der ersten Testrechnung und einem Ablauf, der auch bei Abschlagsrechnungen und Gutschriften trägt, liegen erfahrungsgemäß mehrere Wochen.

Häufige Fragen

Quellen

1. Umsatzsteuergesetz, § 14 Ausstellung von Rechnungen
2. Umsatzsteuergesetz, § 27 Absatz 38 Übergangsvorschriften
3. Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, § 33 Rechnungen über Kleinbeträge
4. BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur obligatorischen elektronischen Rechnung
5. Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, § 34a Rechnungen von Kleinunternehmern
6. Umsatzsteuergesetz, § 14b Aufbewahrung von Rechnungen