Betriebsausgaben: was voll zählt und was gekürzt wird
50 Euro bei Geschenken, 70 Prozent bei Bewirtung, 0,38 Euro je Kilometer: welche Ausgaben voll zählen und wo das Gesetz kürzt.
Das Wichtigste in Kürze
- Grundregel ist § 4 Absatz 4 EStG: betrieblich veranlasste Aufwendungen mindern den Gewinn in voller Höhe, solange keine Sondervorschrift greift.
- Geschenke an Geschäftspartner sind bis 50 Euro je Empfänger und Wirtschaftsjahr abziehbar, ab 50,01 Euro fällt der Abzug komplett weg.
- Bewirtung von Geschäftspartnern mindert den Gewinn zu 70 Prozent, die Vorsteuer bleibt zu 100 Prozent abziehbar (§ 15 Absatz 1a Satz 2 UStG).
- Geschenke, Bewirtung und Arbeitszimmer müssen einzeln und getrennt aufgezeichnet werden, sonst streicht das Finanzamt den Abzug (§ 4 Absatz 7 EStG).
Abziehbar ist, was durch den Betrieb veranlasst ist (§ 4 Absatz 4 EStG). Gekürzt wird allein dort, wo das Gesetz es ausdrücklich anordnet: Geschenke an Geschäftspartner bis 50 Euro je Empfänger und Jahr, Bewirtung zu 70 Prozent, das häusliche Arbeitszimmer wahlweise mit 1.260 Euro Jahrespauschale, Wege zwischen Wohnung und Betrieb mit 0,38 Euro je Entfernungskilometer. Gewerbesteuer, Bußgelder und Aufwendungen für Jagd oder Jachten bleiben vollständig außen vor.
Betrieblich veranlasst: die einzige Grundregel
Das Gesetz kennt für Betriebsausgaben einen einzigen Satz: Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind, mindern den Gewinn (§ 4 Absatz 4 EStG). Eine Liste erlaubter Posten gibt es nicht. Wer Werkzeug, Fachliteratur, Versicherungsbeiträge, Miete für die Werkstatt oder Löhne zahlt, zieht diese Beträge in voller Höhe ab, ohne dass eine Obergrenze zu beachten wäre. Gekürzt wird erst, wo § 4 Absatz 5 EStG eine Ausnahme anordnet.
Schwieriger sind Gegenstände mit privater Mitbenutzung. Laptop, Mobiltelefon oder Kombi lassen sich aufteilen, wenn der betriebliche Anteil nachvollziehbar geschätzt wird. Kostet ein Notebook 1.400 Euro netto und wird es zu 70 Prozent betrieblich genutzt, wandern 980 Euro in die Gewinnermittlung. Notieren Sie die Grundlage der Schätzung, etwa drei Monate Einzelaufzeichnung beim Telefon, und verwenden Sie dieselbe Quote über die Nutzungsdauer hinweg.
Bei der Umsatzsteuer gilt eine eigene Schwelle. Gegenstände, die zu weniger als 10 Prozent unternehmerisch genutzt werden, gelten nicht als für das Unternehmen bezogen, der Vorsteuerabzug entfällt dann vollständig (§ 15 Absatz 1 Satz 2 UStG). Ertragsteuerlich kann derselbe Gegenstand mit seinem betrieblichen Anteil trotzdem abziehbar sein, beide Prüfungen laufen unabhängig voneinander.
Geschenke: 50 Euro entscheiden über alles oder nichts
Geschenke an Personen, die keine Arbeitnehmer des Betriebs sind, bleiben abziehbar, solange die Anschaffungs- oder Herstellungskosten aller Zuwendungen an denselben Empfänger im Wirtschaftsjahr 50 Euro nicht übersteigen (§ 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 1 EStG). Das ist eine Freigrenze, kein Freibetrag. Ein Präsentkorb für 48 Euro zählt voll, ein zweites Mitbringsel für 9 Euro an denselben Kunden kippt beide Beträge: Der Abzug von 57 Euro entfällt dann komplett.
Wer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, prüft die Grenze am Nettowert. Ein Präsent für 59 Euro brutto entspricht bei 19 Prozent Umsatzsteuer 49,58 Euro netto und bleibt damit abziehbar. Für Betriebe ohne Vorsteuerabzug, etwa in der Kleinunternehmerregelung, zählt der Bruttobetrag, weshalb dieselbe Rechnung dort über der Grenze liegt.
Rechnen Sie die Steuer des Beschenkten mit ein. Nach § 37b EStG kann der Schenker die Einkommensteuer auf Sachzuwendungen pauschal mit 30 Prozent übernehmen, zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Ausgeschlossen ist die Pauschalierung, soweit die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr 10.000 Euro übersteigen, und ganz, wenn schon eine einzelne Zuwendung über 10.000 Euro liegt. Ohne diese Pauschale muss der Empfänger den Wert selbst versteuern, was den Werbeeffekt eines Geschenks häufig aufhebt.
| Ausgabe | Abziehbar | Fundstelle |
|---|---|---|
| Geschenk an Geschäftspartner | voll bis 50 Euro je Empfänger und Jahr, darüber 0 Euro | § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 1 EStG |
| Bewirtung aus geschäftlichem Anlass | 70 Prozent beim Gewinn, Vorsteuer 100 Prozent | § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 EStG, § 15 Absatz 1a UStG |
| Arbeitszimmer als Mittelpunkt der Tätigkeit | tatsächliche Kosten oder 1.260 Euro im Jahr | § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 6b EStG |
| Arbeitstag überwiegend in der Wohnung | 6 Euro je Tag, höchstens 1.260 Euro im Jahr | § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 6c EStG |
| Weg zwischen Wohnung und Betriebsstätte | 0,38 Euro je Entfernungskilometer, höchstens 4.500 Euro | § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 6 EStG, § 9 Absatz 1 EStG |
| Verpflegung bei Auswärtstätigkeit | 28 Euro je vollem Tag, 14 Euro bei über 8 Stunden | § 9 Absatz 4a EStG |
| Gewerbesteuer und Nebenleistungen | 0 Euro, stattdessen Anrechnung nach § 35 EStG | § 4 Absatz 5b EStG |
| Geldbuße, Ordnungsgeld, Verwarnungsgeld | 0 Euro | § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 8 EStG |
Wortlaut des EStG und des UStG in der geltenden Fassung, abgerufen im September 2026
Bewirtung: 70 Prozent beim Gewinn, 100 Prozent bei der Vorsteuer
Bewirten Sie Kunden, Lieferanten oder Kooperationspartner aus geschäftlichem Anlass, mindern 70 Prozent der angemessenen Kosten den Gewinn, die restlichen 30 Prozent nicht (§ 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 EStG). Die Umsatzsteuer folgt dieser Kürzung nicht: Nach § 15 Absatz 1a Satz 2 UStG bleibt die Vorsteuer aus Bewirtungsrechnungen in voller Höhe abziehbar, soweit die Aufwendungen angemessen und nachgewiesen sind.
Ein Beispiel: Das Essen mit zwei Auftraggebern kostet 238 Euro brutto, also 200 Euro netto und 38 Euro Umsatzsteuer. Die 38 Euro ziehen Sie vollständig als Vorsteuer, vom Nettobetrag mindern 140 Euro den Gewinn, 60 Euro bleiben außen vor. Bewirten Sie dagegen ausschließlich eigene Mitarbeiter, etwa beim Betriebsfest, greift die Kürzung auf 70 Prozent nicht, weil kein geschäftlicher Anlass im Sinne der Vorschrift vorliegt.
Der Nachweis ist formstreng. Schriftlich festzuhalten sind Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. Fand die Bewirtung in einer Gaststätte statt, genügen Angaben zu Anlass und Teilnehmern, die Rechnung über die Bewirtung ist beizufügen. Formulierungen wie Kundengespräch ohne Namen reichen nicht, der Anlass muss den konkreten geschäftlichen Bezug erkennen lassen.
Arbeitszimmer, Tagespauschale, Fahrten und Verpflegung
Bildet das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung, haben Sie die Wahl: Entweder Sie ziehen die anteiligen tatsächlichen Kosten für Miete, Strom, Heizung und Renovierung ab, oder Sie nehmen die Jahrespauschale von 1.260 Euro (§ 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 6b EStG). Die Pauschale sinkt für jeden vollen Monat, in dem die Voraussetzungen fehlen, um ein Zwölftel, also um 105 Euro.
Ohne eigenes Arbeitszimmer bleibt die Tagespauschale von 6 Euro für jeden Tag, an dem die Tätigkeit überwiegend in der Wohnung ausgeübt wird, höchstens 1.260 Euro im Jahr (Nummer 6c). Der Deckel ist nach 210 Arbeitstagen erreicht. Beide Beträge sind Jahreswerte für die Person, nicht je Tätigkeit: Wer im Betrieb und nebenbei freiberuflich arbeitet, verteilt denselben Höchstbetrag.
Für Wege zwischen Wohnung und Betriebsstätte gilt über § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 6 EStG die Entfernungspauschale des § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4 EStG, seit 2026 einheitlich 0,38 Euro je vollem Entfernungskilometer, höchstens 4.500 Euro im Jahr. Bei 18 Kilometern einfacher Strecke und 220 Fahrten ergibt das 1.504,80 Euro. Wer einen eigenen Wagen nutzt, kann den Höchstbetrag überschreiten. Bei Auswärtstätigkeiten kommen Verpflegungspauschalen von 28 Euro je vollem Kalendertag und 14 Euro für An- und Abreisetage sowie für Abwesenheiten über 8 Stunden hinzu (§ 9 Absatz 4a EStG).
Was das Gesetz vollständig streicht
Manche Posten sind betrieblich veranlasst und bleiben dennoch ohne Wirkung auf den Gewinn. Die Gewerbesteuer samt Nebenleistungen ist seit 2008 keine Betriebsausgabe (§ 4 Absatz 5b EStG), sie mindert allein über die Anrechnung nach § 35 EStG die Einkommensteuer von Einzelunternehmern und Personengesellschaftern. Geldbußen, Ordnungsgelder und Verwarnungsgelder scheiden ebenfalls aus, wenn sie ein deutsches Gericht, eine deutsche Behörde, ein Mitgliedstaat der Europäischen Union oder ein Organ der Europäischen Union festgesetzt hat (Nummer 8), genauso Zinsen auf hinterzogene Steuern nach § 235 AO (Nummer 8a).
Gestrichen sind außerdem Aufwendungen für Jagd, Fischerei, Segel- oder Motorjachten und die damit verbundenen Bewirtungen (Nummer 4) sowie Gästehäuser außerhalb des Betriebsorts (Nummer 3). Bei Jagd, Fischerei, Jachten und Gästehäusern entfällt zusätzlich der Vorsteuerabzug, denn § 15 Absatz 1a UStG verweist auf die Nummern 1 bis 4 und 7 des § 4 Absatz 5 Satz 1 EStG. Bei Gewerbesteuer und Geldbußen stellt sich die Frage nicht, weil darauf keine Umsatzsteuer anfällt.
Eine eigene Falle ist § 4 Absatz 4a EStG. Wer mehr entnimmt, als Gewinn und Einlagen hergeben, verliert den Abzug für Schuldzinsen in typisierter Höhe von 6 Prozent der Überentnahmen. Abgezogen wird dabei ein Sockelbetrag: Nicht abziehbar sind höchstens die um 2.050 Euro verminderten Schuldzinsen des Wirtschaftsjahres. Zinsen für Darlehen zur Anschaffung von Anlagevermögen bleiben von dieser Rechnung ausgenommen.
Aufzeichnen und aufbewahren
Für die gekürzten Posten verlangt das Gesetz eine eigene Spur in der Buchführung. Aufwendungen nach § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 1 bis 4, 6b und 7 sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen (§ 4 Absatz 7 EStG). Fehlt diese getrennte Aufzeichnung, ist der Abzug auch dann verloren, wenn der Beleg vorliegt und die 50 Euro eingehalten sind. Zwei zusätzliche Konten für Geschenke und Bewirtung erledigen das dauerhaft.
Die Belege selbst bleiben nach § 147 Absatz 3 AO gestaffelt im Haus: Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte 10 Jahre, Buchungsbelege 8 Jahre, die übrigen Unterlagen wie Handelsbriefe 6 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgt oder der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 147 Absatz 4 AO), und läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
Bei Anschaffungen entscheidet nicht der Beleg, sondern die Nutzungsdauer über den Zeitpunkt des Abzugs. Wie geringwertige Wirtschaftsgüter, Sammelposten und Abschreibung zusammenspielen, steht im Beitrag zu Werkzeug und Maschinen abschreiben, die Rechnung für den Dienstwagen im Beitrag zu Firmenwagen leasen oder kaufen. Bei gemischt genutzten Wirtschaftsgütern und bei Umbauten im Betriebsgebäude lohnt die Rückfrage beim Steuerberater, bevor die Zahlung fließt.
Häufige Fragen
Gilt die 50-Euro-Grenze bei Geschenken netto oder brutto?
Wer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, prüft die Grenze am Nettowert, weil die Umsatzsteuer für ihn kein Aufwand ist. Ein Präsent für 59 Euro brutto liegt bei 19 Prozent Umsatzsteuer netto bei 49,58 Euro und bleibt abziehbar. Ohne Vorsteuerabzug zählt der Bruttobetrag, dann ist dieselbe Zuwendung verloren.
Warum darf ich die Vorsteuer aus der Bewirtungsrechnung voll ziehen?
§ 15 Absatz 1a Satz 1 UStG sperrt den Vorsteuerabzug nur für die Nummern 1 bis 4 und 7 des § 4 Absatz 5 Satz 1 EStG. Die Bewirtung steht in Nummer 2 und ist ausdrücklich ausgenommen. Die 30 Prozent Kürzung betreffen damit allein den Gewinn, nicht die Umsatzsteuer.
Kann ich Arbeitszimmer und Tagespauschale nebeneinander abziehen?
Nein. Soweit Sie den Abzug für das häusliche Arbeitszimmer nach Nummer 6b vornehmen, ist die Tagespauschale ausgeschlossen (§ 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 6c Satz 3 EStG). Die Jahrespauschale für das Arbeitszimmer und der Jahreshöchstbetrag der Tagespauschale liegen beide bei 1.260 Euro.
Was passiert, wenn Geschenke und Bewirtung nicht getrennt gebucht sind?
Dann versagt das Finanzamt den Abzug, selbst wenn die Aufwendungen der Höhe nach zulässig wären. § 4 Absatz 7 Satz 2 EStG macht die gesonderte Aufzeichnung zur Voraussetzung des Abzugs. Eine Nachbuchung nach Ablauf des Wirtschaftsjahres heilt den Fehler regelmäßig nicht.
Wie lange muss ich Rechnungen und Belege aufbewahren?
Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse 10 Jahre, sonstige Unterlagen wie empfangene Handelsbriefe 6 Jahre (§ 147 Absatz 3 AO). Die Frist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.