Kassensystem: TSE, Belegpflicht und Meldepflicht

Das Wichtigste in Kürze

Eine Pflicht zur elektronischen Kasse besteht bisher nicht; wer aber eine einsetzt, unterliegt vollständig § 146a der Abgabenordnung.
Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren bis zum 31. Juli 2025 zu melden; seither gilt eine Frist von einem Monat nach Anschaffung, Außerbetriebnahme oder Anmietung.
Der Beleg braucht 7 Pflichtangaben und darf nach § 6 der Kassensicherungsverordnung auch als QR-Code oder elektronisch ausgegeben werden, dann mit Zustimmung des Empfängers.
Ein Referentenentwurf vom 5. August 2026 sieht eine Kassenpflicht ab 100.000 Euro Gesamtumsatz und das Ende des Papierbons zum 1. Januar 2028 vor.

Wer eine elektronische Kasse einsetzt, hat vier Pflichten: Die Kasse braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, jeder Vorgang bekommt einen Beleg mit den 7 Angaben aus § 6 der Kassensicherungsverordnung, die Daten müssen im Format der digitalen Schnittstelle exportierbar sein, und jedes System ist dem Finanzamt über Mein ELSTER zu melden. Seit dem 1. Juli 2025 läuft die Meldefrist einen Monat ab Anschaffung. Wer ohne geschützte Sicherheitseinrichtung kassiert, riskiert nach § 379 Absatz 6 der Abgabenordnung eine Geldbuße bis zu 25.000 Euro.

Wer überhaupt betroffen ist

Eine allgemeine Pflicht zur elektronischen Kasse gibt es in Deutschland bisher nicht. Die offene Ladenkasse, also die Kassenführung ohne technisches System, ist weiterhin zulässig, solange die Einnahmen täglich gezählt und in einem Kassenbericht festgehalten werden. Sobald Sie jedoch ein elektronisches System einsetzen, greift § 146a der Abgabenordnung mit allen Folgepflichten. Ein Zurück gibt es praktisch nicht: Wer einmal elektronisch kassiert, kann nicht zur handschriftlichen Kasse wechseln, um den Anforderungen auszuweichen.

Was als elektronisches Aufzeichnungssystem zählt, regelt § 1 der Kassensicherungsverordnung. Erfasst sind elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen. Ausdrücklich ausgenommen sind 6 Gerätearten: Fahrscheinautomaten und Fahrscheindrucker, Kassen- und Parkscheinautomaten samt Ladepunkten für Elektrofahrzeuge, elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten sowie Geld- und Warenspielgeräte.

Umgekehrt zählen EU-Taxameter und Wegstreckenzähler nach § 1 Absatz 2 der Verordnung als Aufzeichnungssysteme, auch als App-Lösung. Für Wegstreckenzähler staffelt § 10 der Kassensicherungsverordnung den Start: Geräte, die nach dem 30. Juni 2024 erstmals in Verkehr gebracht wurden, müssen die Anforderungen ab dem Tag des Inverkehrbringens erfüllen, ältere Geräte mit passender Schnittstelle erst ab dem 1. Januar 2027.

Wichtig für die Praxis: Gemietete und geleaste Systeme stehen angeschafften gleich. Das Finanzamt unterscheidet nicht danach, ob die Kasse im Anlagevermögen steht oder monatlich abgerechnet wird.

Die Sicherheitseinrichtung und was sie kostet

Nach § 146a Absatz 1 der Abgabenordnung besteht die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung aus 3 Bestandteilen: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Das Sicherheitsmodul signiert jeden Vorgang, sobald er beginnt, und schreibt ihn unveränderbar fort. Die Anforderungen daran legt nach § 5 der Kassensicherungsverordnung das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik in technischen Richtlinien und Schutzprofilen fest.

Die Zertifikate sind befristet. Sicherheitszertifikate werden im Umfeld der Sicherheitseinrichtung in der Regel auf 8 Jahre erteilt, verbunden mit der Auflage einer Neubewertung nach 5 Jahren, wie das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik darlegt. Greift ein Hersteller auf die Übergangsregelung für Ausnahmefälle zurück, ist er verpflichtet, Kunden, Steuerpflichtige und Finanzbehörden mehrere Monate vor dem Ende der Gültigkeit zu informieren. Für Betriebe heißt das: Das Ablaufdatum der eigenen Sicherheitseinrichtung gehört in den Kalender, nicht in die Schublade.

Zu den Kosten liegen amtliche Schätzungen vor. Das Bundesministerium der Finanzen rechnet in seinem Entwurf zur Kassenpflicht mit 93 Euro Lizenzgebühr je Sicherheitseinrichtung und Jahr, wobei 2 bis 3 Kassen an einer Einrichtung hängen können. Eine stationäre Kasse wird mit rund 575 Euro Anschaffung angesetzt, eine cloudbasierte Lösung mit rund 500 Euro, davon etwa 100 Euro Einrichtung und 400 Euro für ein geeignetes Tablet. Wartung und Unterstützung kosten je nach Vertrag 100 bis 300 Euro im Jahr, Nutzungslizenzen für Cloudkassen 20 bis 30 Euro im Monat.

Kassenpflichten: Frist, Fundstelle und Folge bei Verstoß
Pflicht	Frist oder Zeitpunkt	Fundstelle	Folge bei Verstoß
Zertifizierte Sicherheitseinrichtung einsetzen	ab Einsatz des Systems	§ 146a Absatz 1 AO	Geldbuße bis 25.000 Euro
Beleg ausstellen und bereitstellen	bei jedem Geschäftsvorfall	§ 146a Absatz 2 AO, § 6 KassenSichV	bisher kein eigener Bußgeldtatbestand
Meldung von Altsystemen	war bis 31. Juli 2025 fällig	BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024	Nachholen, Mitteilung je Betriebsstätte
Meldung neuer Systeme	1 Monat nach Anschaffung	§ 146a Absatz 4 AO	unvollständige Kassenführung
Meldung der Außerbetriebnahme	1 Monat nach Stilllegung	§ 146a Absatz 4 AO	Anschaffung muss vorher gemeldet sein
Daten über die digitale Schnittstelle bereithalten	bei Nachschau oder Prüfung	§ 146b Absatz 2 AO	Übergang zur Außenprüfung
Geplante Kassenpflicht ab 100.000 Euro Umsatz	Entwurf, geplant ab 1. Januar 2028	§ 146b AO im Entwurf vom 5. August 2026	geplante Geldbuße bis 25.000 Euro

Abgabenordnung, Kassensicherungsverordnung, BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 und Referentenentwurf zur Kassenpflicht, Stand 5. August 2026

Was auf den Beleg gehört

Die Belegausgabepflicht nach § 146a Absatz 2 der Abgabenordnung trifft nur, wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzt. Der Beleg ist in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall auszustellen und dem Kunden zur Verfügung zu stellen. Ob der Kunde ihn mitnimmt, ist seine Sache; eine Annahmepflicht gibt es nicht.

§ 6 der Kassensicherungsverordnung nennt 7 Pflichtangaben: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Datum der Belegausstellung sowie Beginn und Ende des Vorgangs, Menge und Art der Lieferung oder Leistung, die Transaktionsnummer, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit Steuersatz oder Hinweis auf die Steuerbefreiung, die Seriennummern von Kasse und Sicherheitseinrichtung sowie Prüfwert und Signaturzähler.

Diese Angaben müssen entweder ohne Hilfsmittel lesbar sein, aus einem QR-Code hervorgehen oder in einer elektronischen Rechnung nach § 14 des Umsatzsteuergesetzes stecken. Der Beleg darf auf Papier ausgegeben werden oder, mit Zustimmung des Empfängers, elektronisch in einem standardisierten Datenformat. Eine E-Mail-Adresse abzufragen und den Beleg zuzuschicken, erfüllt die Pflicht also, wenn der Kunde zustimmt.

Eine Befreiung ist möglich: Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen kann das Finanzamt nach § 148 der Abgabenordnung aus Zumutbarkeitsgründen befreien. Der Antrag ist Ermessenssache, die Befreiung jederzeit widerruflich, und sie gilt nie rückwirkend für die Vergangenheit.

Die Meldung über Mein ELSTER

Die Mitteilungspflicht nach § 146a Absatz 4 der Abgabenordnung stand jahrelang still, weil kein elektronisches Verfahren bereitstand. Seit dem 1. Januar 2025 gibt es das Formular in Mein ELSTER und über die Schnittstelle der Steuerverwaltung. Damit begannen zwei Fristen, die das Bundesministerium der Finanzen mit Schreiben vom 28. Juni 2024 festgelegt hat.

Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren bis zum 31. Juli 2025 zu melden. Für alles, was ab dem 1. Juli 2025 angeschafft oder außer Betrieb genommen wird, gilt eine Frist von einem Monat. Bei einer Außerbetriebnahme muss die Anschaffung vorher gemeldet worden sein, sonst läuft die Abmeldung ins Leere. Geräte, die vor dem 1. Juli 2025 endgültig außer Betrieb gingen und nicht mehr im Betrieb stehen, bleiben außen vor, solange ihre Anschaffung nie gemeldet wurde.

Gemeldet wird je Betriebsstätte, und zwar nach der Bruttomethode: Jede Mitteilung enthält stets alle Systeme dieser Betriebsstätte, also auch die längst gemeldeten. Wer eine zweite Kasse anschafft, meldet also beide. Anzugeben sind Name und Steuernummer, Art der Sicherheitseinrichtung, Art und Anzahl der Systeme, deren Seriennummern sowie die Daten der Anschaffung und der Außerbetriebnahme.

Nachschau, Bußgeld und der Entwurf für 2028

Die Kassen-Nachschau nach § 146b der Abgabenordnung erlaubt es Amtsträgern, während der Geschäftszeiten ohne Ankündigung zu erscheinen und den ordnungsgemäßen Einsatz der Kasse zu prüfen. Sie dürfen Aufzeichnungen und Organisationsunterlagen verlangen, den Datenexport über die einheitliche Schnittstelle fordern und bei Auffälligkeiten ohne Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergehen. Die Kosten des Exports trägt der Betrieb.

Der Bußgeldrahmen steht in § 379 der Abgabenordnung. Wer ein System nicht oder nicht richtig verwendet oder nicht mit einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung schützt, handelt ordnungswidrig; nach Absatz 6 sind bis zu 25.000 Euro möglich. Eine fehlende Belegausgabe ist derzeit nicht eigens bußgeldbewehrt, was der Bundesrechnungshof in einer Mitteilung vom 30. Juli 2024 beanstandet hat.

Das soll sich ändern. Der Referentenentwurf des Bundesministeriums der Finanzen mit Bearbeitungsstand 5. August 2026 sieht in einem neuen § 146b der Abgabenordnung eine Kassenpflicht ab 100.000 Euro Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Absatz 2 Satz 1 des Umsatzsteuergesetzes vor; die Kassen-Nachschau rückt dafür auf § 146c. Sie greift ab dem 1. April des Jahres, das auf das Überschreiten folgt; wird die Grenze schon 2027 überschritten, gilt die Pflicht ab dem 1. Januar 2028. Sie endet erst, wenn die Grenze in 3 aufeinanderfolgenden Jahren unterschritten wird. Die papiergebundene Belegausgabe entfällt zum 1. Januar 2028 und wird durch eine elektronische Belegbereitstellung ersetzt, praktisch über einen QR-Code auf dem Kundendisplay. Verstöße gegen die Belegpflicht werden mit bis zu 5.000 Euro bußgeldbewehrt. Das Ministerium rechnet mit rund 114.800 Kassen, die neu angeschafft werden müssten. Der Entwurf ist noch kein geltendes Recht, die Zahlen können sich im Verfahren verschieben.

Häufige Fragen

Muss ich als kleiner Betrieb eine Registrierkasse anschaffen?

Bisher nicht. Die offene Ladenkasse mit täglichem Kassenbericht ist zulässig. Der Referentenentwurf vom 5. August 2026 sieht jedoch eine Kassenpflicht ab 100.000 Euro Gesamtumsatz vor, die bei Überschreiten der Grenze im Jahr 2027 ab dem 1. Januar 2028 greifen soll.

Gilt die Belegpflicht auch bei einem Verkauf für 1,50 Euro?

Ja, die Pflicht nach § 146a Absatz 2 der Abgabenordnung kennt keine Wertgrenze. Nur das Finanzamt kann beim Verkauf an eine Vielzahl unbekannter Personen nach § 148 der Abgabenordnung aus Zumutbarkeitsgründen befreien, und diese Befreiung ist widerruflich.

Was passiert, wenn ich die Meldung bis zum 31. Juli 2025 versäumt habe?

Die Meldung ist nachzuholen. Ein eigener Bußgeldtatbestand für die verspätete Mitteilung nach § 146a Absatz 4 der Abgabenordnung besteht nicht, doch eine fehlende Meldung fällt bei einer Kassen-Nachschau sofort auf und erhöht das Risiko einer Außenprüfung.

Zählt eine Kasse auf dem Tablet auch als elektronisches Aufzeichnungssystem?

Ja. Entscheidend ist die Funktion, nicht die Bauform. Eine Kassenanwendung auf Tablet oder Smartphone braucht ebenso eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung. Das Bundesministerium der Finanzen setzt für eine solche Lösung rund 500 Euro Anschaffung und 300 Euro Lizenzkosten im Jahr an.

Muss ich auch gemietete oder geleaste Kassen melden?

Ja. Nach dem Anwendungserlass zur Abgabenordnung stehen nicht angeschaffte Systeme angeschafften gleich. Die Frist von einem Monat läuft ab Überlassung, und in der Mitteilung sind stets alle Systeme der Betriebsstätte aufzuführen.

Kassensystem: TSE, Belegpflicht und Meldung ans Finanzamt