Kassensysteme: Kosten, Pflichten, Auswahl

Der Preis eines Kassensystems entscheidet sich selten am Gerät. Wer eine vorhandene Kasse mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung nachrüsten lässt, zahlt nach der Verbandsbefragung im Evaluierungsbericht des Bundesfinanzministeriums 500 bis 1.100 Euro je Kasse. Scheitert die Nachrüstung technisch und muss ein neues System her, nennen dieselben Verbände 2.700 bis 8.000 Euro. Laufend kommen rund 93 Euro Lizenz je Sicherheitseinrichtung und Jahr hinzu, dazu 100 bis 300 Euro Wartung je stationärer Kasse oder 20 bis 30 Euro im Monat für eine Kasse, die über einen Internetdienst läuft.

Die Pflichten hängen am Gerät, nicht am Preis. Jedes elektronische Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion braucht die Sicherheitseinrichtung, muss zu jedem Vorgang einen Beleg ausgeben und ist binnen eines Monats nach Anschaffung beim Finanzamt zu melden. Wer die Sicherheitseinrichtung weglässt oder falsch einsetzt, riskiert nach § 379 Absatz 6 der Abgabenordnung bis zu 25.000 Euro Geldbuße. Steuerlich läuft die Kasse über sechs Jahre Nutzungsdauer.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

Bauart der Sicherheitseinrichtung

Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung besteht nach § 146a Absatz 1 der Abgabenordnung aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und einheitlicher digitaler Schnittstelle. Es gibt sie als Steckmodul im Gerät und als Dienst über das Internet. Bei den Kassen-Nachschauen 2024 war auf 51,65 Prozent der geprüften Kassen eine Sicherheitseinrichtung zum Einstecken im Einsatz, 2023 auf 48,26 Prozent. Ein Steckmodul arbeitet ohne Netz weiter, ein Internetdienst versorgt mehrere Kassen gemeinsam.

Meldung an das Finanzamt

Seit dem 1. Januar 2025 läuft die Mitteilung nach § 146a Absatz 4 der Abgabenordnung elektronisch. Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren bis zum 31. Juli 2025 zu melden, alle späteren binnen eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme. Gemietete und geleaste Kassen stehen gekauften gleich. Gemeldet wird gebündelt je Betriebsstätte, also stets der komplette Bestand.

Beleg mit sieben Pflichtangaben

§ 6 der Kassensicherungsverordnung verlangt sieben Angaben auf dem Beleg: Name und Anschrift des Betriebs, Datum und die Zeitpunkte von Beginn und Ende des Vorgangs, Menge und Art der Leistung, Transaktionsnummer, Entgelt mit Steuerbetrag und Steuersatz, die Seriennummern von Kasse und Sicherheitseinrichtung sowie Prüfwert und Signaturzähler. Lassen Sie sich vor der Bestellung einen echten Musterbeleg zeigen.

Datenexport für die Prüfung

Bei einer Kassen-Nachschau nach § 146b der Abgabenordnung erscheint die Finanzbehörde ohne Ankündigung während der Geschäftszeit. Dann muss der Export über die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung auf Knopfdruck laufen. Technische Probleme wie ein misslungener Export kamen 2024 nur in rund 4 Prozent der Nachschauen vor, ein Verstoß gegen die Pflicht zur Sicherheitseinrichtung dagegen in 10,52 Prozent. Lassen Sie den Export einmal im Beisein des Anbieters üben, nicht erst am Prüfungstag.

Laufzeit und Folgekosten

Die Abschreibungstabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter setzt für Registrierkassen sechs Jahre Nutzungsdauer an. Rechnen Sie den Vertrag über diesen Zeitraum durch: 93 Euro Lizenz je Sicherheitseinrichtung und Jahr, 100 bis 300 Euro Wartung je stationärer Kasse oder rund 300 Euro Nutzungsgebühr im Jahr summieren sich über sechs Jahre auf mehr als den Anschaffungspreis einer einfachen Kasse.

Was 2027 und 2028 ansteht

Ein Referentenentwurf des Bundesfinanzministeriums vom 5. August 2026 sieht eine Kassenpflicht ab einem Gesamtumsatz von 100.000 Euro im Kalenderjahr vor. Die Vorschrift soll zum 1. Januar 2027 in die Abgabenordnung kommen, greifen soll die Pflicht aber erst ab dem 1. Januar 2028: Wer die Grenze schon 2027 überschreitet, braucht ab diesem Tag eine Kasse. Zum selben Tag soll der Papierbon durch eine Pflicht zur elektronischen Bereitstellung ersetzt werden, etwa über einen Bildschirm mit Prüfcode. Der Entwurf ist noch nicht beschlossen, taugt aber als Maßstab für die Vertragslaufzeit.

Verfahrensdokumentation

Zu jedem System gehört eine schriftliche Beschreibung, wie kassiert, storniert, abgerechnet und gesichert wird, samt Bedienungsanleitung und Zertifikat der Sicherheitseinrichtung. Ein Verband meldete, dass rund 84 Prozent seiner Mitglieder für die Meldung nach § 146a Absatz 4 fremde Hilfe brauchten. Klären Sie vorher, ob der Anbieter diese Unterlagen liefert oder ob das Ihr Steuerbüro übernimmt.

Preisrahmen

Was üblicherweise berechnet wird

Preisrahmen Kassensysteme, Stand 2026
Posten	Übliche Spanne	Hinweis
Nachrüstung einer vorhandenen Kasse	500 bis 1.100 Euro je Kasse	Verbandsangaben im Evaluierungsbericht zum Kassengesetz
Neues Kassensystem statt Nachrüstung	2.700 bis 8.000 Euro je System	genannt, wenn eine Nachrüstung technisch nicht ging
Einstieg mit Kasse über Internetdienst	rund 500 Euro	Entwurfsrechnung des Ministeriums: rund 100 Euro Einrichtung plus rund 400 Euro Tablet
Bondrucker für mobile Geräte	ab 250 Euro	mobile Kassen bringen keinen Drucker mit
Lizenz der Sicherheitseinrichtung	93 Euro je Jahr	eine Einrichtung versorgt je nach Bauart zwei bis drei Kassen
Wartung und Störungsdienst, stationär	100 bis 300 Euro je Jahr	je nach Hersteller und Vertragsumfang
Nutzungsgebühr Kasse über Internetdienst	20 bis 30 Euro je Monat	rund 300 Euro im Jahr, Wartung meist enthalten

Die Spannen stammen aus dem Evaluierungsbericht des Bundesfinanzministeriums zum Kassengesetz und aus der Kostenschätzung im Referentenentwurf zur Kassenpflicht; einzelne Angebote liegen darüber oder darunter.

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Häufige Fragen

Muss jeder Betrieb eine elektronische Kasse haben?

Heute nicht. Eine offene Ladenkasse ohne Gerät bleibt zulässig, solange die Einnahmen täglich einzeln oder über einen Kassenbericht festgehalten werden. Wer aber ein elektronisches System mit Kassenfunktion einsetzt, muss es nach § 146a Absatz 1 der Abgabenordnung mit einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung schützen. Der Referentenentwurf vom 5. August 2026 sieht eine Kassenpflicht ab 100.000 Euro Gesamtumsatz vor, die ab dem 1. Januar 2028 greifen soll.

Bis wann muss ich mein Kassensystem melden?

Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren bis zum 31. Juli 2025 zu melden. Seither gilt eine Frist von einem Monat nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme. Die Meldung läuft elektronisch und umfasst immer alle Geräte einer Betriebsstätte, auch gemietete und geleaste.

Was kostet die Nachrüstung einer vorhandenen Kasse?

Die im Evaluierungsbericht befragten Verbände nennen 500 bis 1.100 Euro je Kasse. Ist das Gerät zu alt für eine Nachrüstung, liegen die genannten Kosten für ein neues System bei 2.700 bis 8.000 Euro. Dazu kommen 93 Euro Lizenz je Sicherheitseinrichtung und Jahr.

Wie hoch ist das Bußgeld bei Verstößen?

Wer ein System ohne zertifizierte Sicherheitseinrichtung verwendet oder sie nicht richtig einsetzt, handelt nach § 379 Absatz 1 Nummer 4 und 5 der Abgabenordnung ordnungswidrig. Die Geldbuße beträgt nach § 379 Absatz 6 bis zu 25.000 Euro je Fall. Dasselbe gilt für den gewerblichen Vertrieb nicht zulässiger Systeme.

Darf ich den Bon elektronisch ausgeben?

Ja. Nach § 6 der Kassensicherungsverordnung darf der Beleg mit Zustimmung des Empfängers elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden, etwa als Prüfcode auf dem Kundenbildschirm. Die Pflichtangaben müssen dabei vollständig enthalten sein. Der Entwurf zur Kassenpflicht will den Papierbon zum 1. Januar 2028 durch diese Form ersetzen.

Wie lange schreibe ich eine Kasse ab?

Die Abschreibungstabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter nennt unter Nummer 6.14.7 für Registrierkassen sechs Jahre betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer. Bei 3.000 Euro Anschaffungskosten sind das 500 Euro Abschreibung je Jahr. Lizenz und Wartung laufen daneben als sofort abziehbarer Aufwand.