Büroausstattung kaufen: Maße, Preise, Pflichten

Ein vollständiger Büroarbeitsplatz kostet 1.200 bis 3.500 Euro netto, je nachdem ob der Tisch fest steht oder elektrisch in die Stehhöhe fährt. Die Vorgaben dafür stehen nicht im Katalog, sondern in der Arbeitsstättenverordnung und ihren technischen Regeln. Ein Arbeitsraum braucht nach der Technischen Regel ASR A1.2 mindestens 8 Quadratmeter Grundfläche für den ersten und 6 Quadratmeter für jeden weiteren Arbeitsplatz; als Richtwert für Zellenbüros nennt die Regel 8 bis 10 Quadratmeter je Platz, für Großraumbüros 12 bis 15 Quadratmeter.

Beim Einkauf entscheiden drei Maße. Die Arbeitsfläche misst mindestens 1.600 mal 800 Millimeter, am Bildschirmarbeitsplatz sind 500 Lux mittlere Beleuchtungsstärke einzuhalten, und die Sitzhöhe des Stuhls muss sich zwischen 400 und 510 Millimetern verstellen lassen. Steuerlich zählt die Grenze von 800 Euro netto je Gegenstand, ausführlich im Beitrag Werkzeug und Maschinen abschreiben.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

Fläche vor der Bestellung messen

Möbel passen im Prospekt immer. Vor Ort gilt: mindestens 8 Quadratmeter für den ersten Arbeitsplatz, 6 Quadratmeter für jeden weiteren, dazu je Beschäftigtem eine Bewegungsfläche von 1,50 Quadratmetern mit mindestens 1,00 Meter Tiefe und Breite. Die lichte Höhe muss bei Räumen bis 50 Quadratmetern 2,50 Meter betragen, bei mehr als 50 Quadratmetern 2,75 Meter und bei mehr als 100 Quadratmetern 3,00 Meter. Rechnen Sie außerdem 12 Kubikmeter Luftraum je ständig anwesender Person bei sitzender Tätigkeit.

Tischmaße und Verstellbereich

Der Leitfaden der Unfallversicherung für Bildschirm- und Büroarbeitsplätze nennt als Mindestmaß 1.600 mal 800 Millimeter, empfohlen sind 1.800 mal 900 Millimeter. Ein fester Tisch für sitzende Arbeit misst 740 Millimeter plus minus 20 in der Höhe. Ein Sitz-Steh-Tisch muss sich durchgehend von 650 bis 1.250 Millimetern verstellen lassen, sonst nutzt die Funktion nur einem Teil der Belegschaft.

Stuhl nach Maßen prüfen

Ein Bürodrehstuhl gehört in die Sitzhöhe 400 bis 510 Millimeter verstellbar, mit Sitztiefe 400 bis 420 Millimeter, mindestens 400 Millimeter Sitzbreite und einer um mindestens 15 Grad verstellbaren Rückenlehne. Lassen Sie zwei Modelle eine Woche zur Probe da, bevor Sie zehn Stück bestellen. Das GS-Zeichen weist eine geprüfte Bauart nach und ersetzt keine eigene Prüfung der Einstellbarkeit.

Licht getrennt vom Möbelkauf planen

Für Schreiben, Lesen und Datenverarbeitung verlangt die Technische Regel ASR A3.4 eine mittlere Beleuchtungsstärke von 500 Lux mit Farbwiedergabeindex 80, im Umgebungsbereich mindestens 300 Lux. Für Ablegen und Kopieren genügen 300 Lux, für Archive 200 Lux, technisches Zeichnen von Hand verlangt 750 Lux. Geprüft wird der Mittelwert in der Bezugsebene über gleichmäßig verteilte Messpunkte, nicht der Wert an der hellsten Stelle. Lassen Sie sich die Messpunkte zeigen, bevor Sie eine Anlage abnehmen.

Lieferung, Montage, Mängelrüge

Im Geschäft zwischen Unternehmen muss der Käufer die Ware nach § 377 Handelsgesetzbuch unverzüglich untersuchen und Mängel sofort anzeigen, sonst gilt sie als genehmigt. Nehmen Sie Möbel deshalb nicht zwischen Tür und Angel an, sondern zählen, prüfen und protokollieren Sie. Für Mängelansprüche beim Kauf gilt nach § 438 Absatz 1 Nummer 3 Bürgerliches Gesetzbuch eine Verjährung von zwei Jahren ab Ablieferung.

Preise erst nach der Steuerwirkung vergleichen

Wirtschaftsgüter bis 800 Euro netto können Sie nach § 6 Absatz 2 Einkommensteuergesetz sofort absetzen, über 250 Euro mit Eintrag in ein laufend geführtes Verzeichnis. Über 250 bis 1.000 Euro netto ist nach § 6 Absatz 2a alternativ ein Sammelposten möglich, der über fünf Jahre mit je einem Fünftel aufgelöst wird. Büromöbel stehen in der Abschreibungstabelle mit 13 Jahren, ein Tresor mit 23 Jahren. Ein Stuhl für 790 Euro kann deshalb günstiger sein als einer für 860 Euro.

Altgeräte und Rückgabe

Händler mit mindestens 400 Quadratmetern Verkaufsfläche für Elektrogeräte müssen nach § 17 Elektro- und Elektronikgerätegesetz beim Kauf eines neuen Geräts ein Altgerät gleicher Art kostenlos zurücknehmen. Kleingeräte bis 25 Zentimeter Kantenlänge nehmen sie auch ohne Neukauf zurück, bis zu drei Stück je Geräteart. Bei Möbeln gibt es keine solche Pflicht, deshalb gehört die Entsorgung alter Schränke in das Angebot.

Preisrahmen

Was üblicherweise berechnet wird

Preisrahmen Büroausstattung, Stand 2026
Gegenstand	Übliche Spanne	Hinweis
Bürodrehstuhl mit geprüfter Bauart	250 bis 900 Euro netto	Probestellung vor Sammelbestellung vereinbaren
Schreibtisch 160 mal 80 Zentimeter, feste Höhe	200 bis 600 Euro netto	Mindestmaß nach dem Leitfaden der Unfallversicherung
Sitz-Steh-Tisch, elektrisch verstellbar	450 bis 1.400 Euro netto	Verstellbereich 650 bis 1.250 Millimeter prüfen
Rollcontainer mit Schloss	120 bis 400 Euro netto	ergänzt schmale Tische auf die nötige Ablagefläche
Aktenschrank abschließbar, 4 Ordnerhöhen	250 bis 800 Euro netto	Aufbewahrungsfristen bestimmen den Bedarf
Bildschirm 24 bis 27 Zoll	130 bis 450 Euro netto	reflexionsarme Oberfläche und leichte Drehbarkeit verlangt der Leitfaden
Arbeitsplatzleuchte, dimmbar	80 bis 350 Euro netto	nötig, wenn die Deckenbeleuchtung 500 Lux nicht erreicht
Akustiktrennwand je Arbeitsplatz	150 bis 600 Euro netto	im Mehrpersonenbüro meist wirksamer als neue Möbel

Die Spannen sind Orientierungswerte aus Angeboten des Fachhandels für kleine Betriebe und haben keine amtliche Grundlage; Rahmenverträge, Ausstellungsstücke und Sammelbestellungen liegen darunter. Die Maß- und Lichtwerte stammen dagegen aus den Technischen Regeln für Arbeitsstätten und dem Leitfaden der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung.

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Häufige Fragen

Wie viel Platz muss ein Büroarbeitsplatz haben?

Als Arbeitsräume dürfen nach der Technischen Regel ASR A1.2 nur Räume genutzt werden, deren Grundfläche mindestens 8 Quadratmeter für einen Arbeitsplatz und 6 Quadratmeter für jeden weiteren beträgt. Für Zellenbüros nennt die Regel einen Richtwert von 8 bis 10 Quadratmetern je Platz einschließlich Möblierung, für Großraumbüros 12 bis 15 Quadratmeter. Dazu kommt je Person eine Bewegungsfläche von 1,50 Quadratmetern.

Welche Maße muss ein Schreibtisch haben?

Ausreichend groß ist eine Arbeitsfläche laut dem Leitfaden der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung ab 1.600 mal 800 Millimetern, ergonomisch empfohlen sind 1.800 mal 900 Millimeter. Ein fester Tisch für sitzende Tätigkeit steht bei 740 Millimetern plus minus 20. Höhenverstellbare Tische sollen sitzend 650 bis 850 Millimeter und stehend 950 bis 1.250 Millimeter erreichen.

Wie hell muss das Büro sein?

Für Schreiben, Lesen und Datenverarbeitung gilt nach ASR A3.4 ein Mindestwert von 500 Lux mittlerer Beleuchtungsstärke bei einem Farbwiedergabeindex von 80. Im Umgebungsbereich eines mit 500 Lux beleuchteten Arbeitsplatzes sind mindestens 300 Lux einzuhalten, bei einem Arbeitsplatz mit 300 Lux mindestens 200 Lux. Beim Kopieren und Ablegen genügen 300 Lux, in Archiven 200 Lux.

Können wir Büromöbel sofort absetzen?

Bis 800 Euro netto je Gegenstand ist der sofortige Betriebsausgabenabzug nach § 6 Absatz 2 Einkommensteuergesetz möglich, über 250 Euro mit Eintrag in ein laufend geführtes Verzeichnis. Über 250 bis 1.000 Euro netto kommt nach § 6 Absatz 2a der Sammelposten in Betracht, der über fünf Jahre mit je einem Fünftel aufgelöst wird. Teurere Büromöbel werden nach der Abschreibungstabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter über 13 Jahre verteilt.

Was gilt beim Kauf für Mängel?

Zwischen Unternehmen greift § 377 Handelsgesetzbuch: Die Ware ist unverzüglich nach Ablieferung zu untersuchen, erkennbare Mängel sind sofort anzuzeigen, sonst gilt die Lieferung als genehmigt. Versteckte Mängel müssen unverzüglich nach der Entdeckung gerügt werden. Die Ansprüche selbst verjähren nach § 438 Absatz 1 Nummer 3 Bürgerliches Gesetzbuch in zwei Jahren ab Ablieferung.

Nimmt der Händler alte Geräte zurück?

Bei Elektrogeräten ja, wenn der Händler mindestens 400 Quadratmeter Verkaufsfläche für solche Geräte hat: Er muss beim Kauf eines neuen Geräts ein Altgerät gleicher Art kostenlos zurücknehmen, Kleingeräte bis 25 Zentimeter Kantenlänge sogar ohne Neukauf, bis zu drei Stück je Geräteart (§ 17 Elektro- und Elektronikgerätegesetz). Für Möbel besteht keine Rücknahmepflicht, die Entsorgung ist Verhandlungssache.