Fotograf beauftragen: Preise, Nutzungsrechte, Pflichten

Für Unternehmensfotos zahlen kleine Betriebe je nach Umfang 120 bis 350 Euro netto für ein einzelnes Porträt und 900 bis 2.000 Euro netto für einen ganzen Produktionstag. Über den Wert entscheidet weniger die Technik als der Vertrag: Genutzt werden darf ein Bild nur so, wie es dort steht. Fehlt die Angabe, bestimmt nach § 31 Absatz 5 Urheberrechtsgesetz der Vertragszweck den Umfang, und der fällt im Streitfall enger aus als erhofft.

Zwei Posten überraschen Auftraggeber regelmäßig. Auf die Einräumung von Nutzungsrechten fallen 7 Prozent Umsatzsteuer an, auf die reine Aufnahme- und Bearbeitungsleistung 19 Prozent, geregelt in § 12 Absatz 2 Nummer 7 Buchstabe c Umsatzsteuergesetz. Und wer für eigene Werbung selbstständige Fotografen beauftragt, meldet die Honorare der Künstlersozialkasse und zahlt 2026 darauf 4,9 Prozent Abgabe, sobald die Summe im Kalenderjahr 1.000 Euro übersteigt.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

Nutzungsrechte schriftlich abgrenzen

Ein Angebot sollte vier Punkte benennen: welche Bilder, welche Medien, welches Gebiet und welcher Zeitraum. Ohne diese Angaben greift die Auslegung nach § 31 Absatz 5 Urheberrechtsgesetz, und wer Porträts vom Firmenjubiläum später in einer Anzeigenkampagne einsetzt, nutzt sie womöglich ohne Recht. Ein einfaches Nutzungsrecht erlaubt dem Fotografen weiterhin eigene Verwertung, ein ausschließliches schließt ihn aus und kostet entsprechend mehr.

Urhebernennung regeln

Nach § 13 Urheberrechtsgesetz hat der Urheber Anspruch darauf, als solcher genannt zu werden. Wird auf der Webseite oder im Prospekt niemand genannt, ohne dass ein Verzicht vereinbart wurde, folgen Abmahnung und Nachforderung. Klären Sie im Vertrag, ob die Nennung entfällt, an welcher Stelle sie steht und wie sie lautet.

7 oder 19 Prozent

Der ermäßigte Satz von 7 Prozent gilt nur, wenn die Einräumung urheberrechtlicher Nutzungsrechte der wesentliche Inhalt der Leistung ist. Reine Produktion, Studiomiete und Retusche bleiben bei 19 Prozent. Lassen Sie die Rechnung entsprechend aufteilen, sonst ist der Vorsteuerabzug beim falsch ausgewiesenen Satz gefährdet.

Künstlersozialabgabe einplanen

Betriebe, die für eigene Werbung Fotografen beauftragen, sind nach § 24 Absatz 2 Künstlersozialversicherungsgesetz abgabepflichtig, sobald die Honorare eines Kalenderjahres 1.000 Euro übersteigen. Der Satz beträgt 2026 4,9 Prozent nach 5,0 Prozent in den drei Jahren zuvor. Gemeldet wird die Honorarsumme bis zum 31. März des Folgejahres, § 27 Absatz 1 Künstlersozialversicherungsgesetz.

Einwilligung der Abgebildeten

Bilder von Beschäftigten und Kunden dürfen nach § 22 Kunsturhebergesetz nur mit Einwilligung verbreitet werden. Holen Sie die Erklärung vor dem Termin in Textform ein, mit Angabe der Verwendungszwecke, und regeln Sie, was beim Ausscheiden aus dem Betrieb geschieht. Eine datenschutzrechtliche Einwilligung lässt sich jederzeit widerrufen, also planen Sie Ersatzmotive ein.

Drohnenaufnahmen prüfen

Wer Luftbilder vom Betriebsgelände will, sollte sich Registrierung und Nachweise zeigen lassen. Betreiber müssen sich ab 250 Gramm Startmasse beim Luftfahrt-Bundesamt registrieren, bei Kameradrohnen auch darunter; die Gebühr beträgt 20 Euro für natürliche und 50 Euro für juristische Personen. Der Kompetenznachweis A1/A3 setzt eine Online-Prüfung mit 40 Fragen und mindestens 75 Prozent richtigen Antworten voraus, dazu kommt die Haftpflichtversicherung nach § 43 Luftverkehrsgesetz.

Dateien und Archiv

Halten Sie fest, in welcher Auflösung Sie die Bilder erhalten, ob unbearbeitete Rohdaten dazugehören und wie lange der Fotograf die Aufnahmen archiviert. Der Leistungsschutz an einfachen Lichtbildern läuft nach § 72 Absatz 3 Urheberrechtsgesetz 50 Jahre ab Erscheinen, bei künstlerischen Aufnahmen gilt die längere Frist für Lichtbildwerke. Eine eigene Sicherung im Betrieb erspart Nachbestellungen.

Preisrahmen

Was üblicherweise berechnet wird

Preisrahmen Fotograf für Unternehmen, Stand 2026
Leistung	Übliche Spanne	Hinweis
Businessporträt je Person	120 bis 350 Euro netto	ab 5 Personen meist Staffelpreis je Kopf
Halber Produktionstag bis 4 Stunden	500 bis 900 Euro netto	Auswahl und Bearbeitung teils gesondert
Ganzer Produktionstag	900 bis 2.000 Euro netto	je nach Licht, Assistenz und Vorbereitung
Produktfoto freigestellt je Artikel	15 bis 60 Euro netto	Stückpreis sinkt ab etwa 30 Artikeln
Bildbearbeitung je ausgewähltem Bild	8 bis 35 Euro netto	aufwendige Retusche wird gesondert berechnet
Nutzungsrecht Werbung online, 1 Jahr	Aufschlag 20 bis 100 Prozent auf das Honorar	zeitlich unbefristete Rechte kosten deutlich mehr
Luftaufnahmen mit Drohne je Einsatz	250 bis 700 Euro netto	Wetterfenster und Genehmigungen einplanen
Anfahrt und Reisezeit	0,40 bis 0,80 Euro je Kilometer	ab rund 50 Kilometern meist gesondert im Angebot

Die Spannen sind Orientierungswerte aus Angeboten für kleine Betriebe und haben keine amtliche Grundlage. Einen belastbaren Vergleichsmaßstab für den Lizenzanteil liefert die Markterhebung BILDHONORARE 2026 der Mittelstandsgemeinschaft Foto-Marketing im Bundesverband professioneller Bildanbieter; die Printausgabe kostet 29,80 Euro.

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Häufige Fragen

Gehören uns die Bilder nach dem Shooting?

Das Urheberrecht bleibt beim Fotografen, Ihr Betrieb erhält Nutzungsrechte in dem Umfang, den der Vertrag beschreibt. Der Schutz einfacher Lichtbilder endet nach § 72 Absatz 3 Urheberrechtsgesetz erst 50 Jahre nach dem Erscheinen. Wer dauerhaft frei verfügen will, vereinbart ein ausschließliches, zeitlich und räumlich unbeschränktes Nutzungsrecht und zahlt dafür einen Aufschlag.

Warum stehen auf der Rechnung 7 und 19 Prozent?

Die Einräumung von Rechten aus dem Urheberrechtsgesetz ist nach § 12 Absatz 2 Nummer 7 Buchstabe c Umsatzsteuergesetz mit 7 Prozent ermäßigt, die übrige Leistung bleibt beim Regelsatz von 19 Prozent. Der Fotograf muss die Anteile sauber trennen. Für Ihren Vorsteuerabzug zählt nur der zutreffend ausgewiesene Steuerbetrag.

Müssen wir Künstlersozialabgabe zahlen?

Wenn Sie selbstständige Fotografen für die Werbung Ihres eigenen Betriebs beauftragen, ja, sobald die Honorare eines Kalenderjahres 1.000 Euro übersteigen (§ 24 Absatz 2 Künstlersozialversicherungsgesetz). Der Abgabesatz liegt 2026 bei 4,9 Prozent der gezahlten Nettohonorare. Die Meldung ist bis zum 31. März des Folgejahres fällig.

Brauchen wir Einwilligungen der Beschäftigten?

Für die Verbreitung von Personenbildern verlangt § 22 Kunsturhebergesetz die Einwilligung der Abgebildeten. Halten Sie sie in Textform fest und benennen Sie darin die Kanäle, etwa Webseite, Prospekt und Stellenanzeige. Rechnen Sie mit Widerruf und planen Sie deshalb Gruppenmotive ohne einzelne erkennbare Gesichter als Reserve ein.

Was ist bei Luftaufnahmen zu beachten?

Der Betreiber der Drohne muss registriert sein, ab 250 Gramm Startmasse und bei Kameradrohnen auch darunter. Die Registrierung beim Luftfahrt-Bundesamt kostet 20 Euro für natürliche und 50 Euro für juristische Personen, eine Haftpflichtversicherung ist nach § 43 Luftverkehrsgesetz Pflicht. Lassen Sie sich beides zusammen mit dem Kompetenznachweis vor dem Flug zeigen.

Wie viele Bilder kommen bei einem Produktionstag heraus?

Bei Porträts sind 8 bis 15 Personen an einem Tag üblich, je Person ein bis drei ausgearbeitete Bilder. Eine Betriebsreportage liefert meist 30 bis 60 bearbeitete Aufnahmen. Vereinbaren Sie die Zahl der fertigen Bilder vorab, sonst wird jede weitere Bearbeitung einzeln berechnet.